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Ärzteblatt Thüringen

Betriebsarzt

Betriebsärztliche Dokumentationspflichten

Im Unterschied zu der privaten ärztlichen Praxis handelt der Betriebsarzt in Erfüllung gesetzlich vorgeschriebener Untersuchungspflichten, wenn er künftige oder bereits angestellte Arbeitnehmer behandelt.

Dabei ist strikt zwischen den Ergebnissen einer Untersuchung, zu welcher der Arbeitnehmer gemäß dem Arbeitssicherheitsgesetz verpflichtet gewesen ist, und denen aus einer freiwilligen Inanspruchnahme der betriebsärztlichen Hilfe zu trennen. Hinsichtlich beider ist der Betriebsarzt zur Verschwiegenheit verpflichtet. Doch muss er zum Schutz des Arbeitnehmers selbst und in Verbindlichkeit gegenüber dem Unternehmen dem Arbeitgeber mitteilen, wenn eine arbeitsmedizinische Pflichtuntersuchung ergibt, dass der betroffene Arbeitnehmer in seiner Berufsfähigkeit eingeschränkt ist. Speziell diese Information unterliegt nicht der Schweigepflicht und kann jederzeit an den Arbeitgeber weitergegeben werden. Hierzu zählen allerdings nie die genaue Diagnose und der mutmaßliche Krankheitsverlauf.

Da bezüglich aller anderen Informationen die Pflicht zur Verschwiegenheit auch gegenüber dem Arbeitgeber besteht, hat der Betriebsarzt – unabhängig davon, ob er als interner Betriebsarzt bei dem Unternehmen angestellt oder Mitarbeiter eines ärztlichen Dienstes zur Erbringung betriebsärztlicher Leistungen ist – Sorge dafür zu tragen, dass der Arbeitgeber selbst keinen Zugang zu den Patientenunterlagen hat. Die Tatsache, dass der Arbeitgeber rein rechtlich Eigentümer und Besitzer der Dokumente ist, ändert daran nichts.
Der Betriebsarzt muss die Krankenakten also in einem verschlossenen Aktenschrank oder gesonderten Raum unterbringen, zu dem nur der Betriebsarzt und seine Gehilfen Zugang haben. Im Falle elektronischer Speicherung lässt sich das Problem durch geeignete Software mit Passwortkennung oder Administrativrechten lösen.

Verlässt der Betriebsarzt das Unternehmen, stellt sich zwangsläufig die Frage, was mit den alten Patientenkarteien geschieht und wer die Verantwortung für ihre Aufbewahrung zu tragen hat.

Gem. § 10 Absatz 3 Berufsordnung der Landesärztekammer Thüringen (BO) sind ärztliche Aufzeichnungen für die Dauer von 10 Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach gesetzlichen Vorschriften eine längere Aufbewahrungszeit besteht.

In § 10 Absatz 4 BO ist geregelt, dass der Arzt seine ärztlichen Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde auch nach Aufgabe der Praxis aufzubewahren oder dafür Sorge zu tragen hat, dass sie in gehörige Obhut gegeben werden. Dabei darf der Arzt, in dessen Obhut die Unterlagen übergeben werden, nur mit Einwilligung des Patienten Einsicht nehmen.

Nichts anderes gilt für den Wechsel des Betriebsarztes.

Da die Unterlagen aber in Ausübung der gesetzlichen Pflicht nach dem Arbeitssicherungsgesetz entstanden sind und verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Betrieb selbst ist, darf der Betriebsarzt die Unterlagen nicht „mitnehmen“. Vielmehr sind die Unterlagen in die Obhut des nachfolgenden Betriebsarztes, zu dessen Bestellung der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, zu übergeben.
Wichtig ist hierbei, dass der Arbeitgeber zu keinem Zeitpunkt Zugang zu den Patientenakten haben darf!

Die Landesärztekammer Thüringen empfiehlt, die Aufzeichnungen entweder direkt dem Nachfolger zu übergeben oder diese zwar in dem Unternehmen, aber in einem für den Arbeitgeber nicht zugänglichen Bereich zwischen zu lagern, bis der neue Betriebsarzt seine Tätigkeit aufnimmt.

Sollten die Daten elektronisch abgespeichert sein, ist die Zugriffsberechtigung über eine entsprechende Rechtevergabe zu steuern.

Ist der Betriebsarzt nicht Angestellter des Unternehmens sondern selbstständig oder als Mitarbeiter eines betriebsärztlichen Dienstes tätig, bleibt nur die direkte Übergabe der Unterlagen an den Nachfolger.

Da die alten Patientenkarteien nur mit der Zustimmung des Arbeitnehmers von dem neuen Betriebsarzt verwendet werden dürfen, bietet es sich an, bereits im Vorfeld klare rechtliche Verhältnisse zu schaffen.

Dazu sollte vor dem geplanten betriebsärztlichen Wechsel ein Rundschreiben an alle Mitarbeiter des betreffenden Unternehmens gesandt werden, in welchem über den Wechsel und die Person des Nachfolgers informiert wird.

Gleichzeitig ist dem Arbeitnehmer mitzuteilen, dass er der Verwendung seiner alten Krankenunterlagen widersprechen kann, dies aber bis zum Ausscheiden des bisherigen Betriebsarztes diesem gegenüber ausdrücklich kundgeben soll. Anderenfalls würde sein Einverständnis mit der Weitergabe angenommen.

Widerspricht ein Arbeitnehmer der Weitergabe seiner Daten - insbesondere der Untersuchungsergebnisse, die nicht im Rahmen von arbeitsmedizinischen Pflichtuntersuchungen erhoben wurden - so sind die entsprechenden Aktenteile bzw. die ganze Akte auszusortieren und von dem bisherigen Betriebsarzt gesondert aufzubewahren. Er kann sie im Unternehmen lassen, muss aber dafür sorgen, dass andere keinen Zugriff haben. Mit Zustimmung des Betriebes dürfen die Unterlagen auch an den Arbeitnehmer selbst zur eigenen Verwahrung ausgehändigt werden. Dies sollte sich der Arzt aber unbedingt quittieren lassen, da ihm sonst im Falle eines späteren arzthaftungsrechtlichen Prozesses erhebliche Nachteile entstehen können.
Bei elektronischer Datenspeicherung müssen die entsprechenden Teile gesperrt werden.

Wird der Betrieb vollständig aufgelöst, empfiehlt die Landesärztekammer die Abgabe der Aufzeichnungen an den Träger der Unfallversicherung. Auch hier gilt es wieder, zuvor das Einverständnis der Arbeitnehmer einzuholen. Wie schon oben ausgeführt, genügt ein Rundschreiben mit dem Hinweis auf das Widerrufsrecht.

Keinesfalls dürfen Unterlagen vor Ablauf der 10-Jahresfrist gelöscht oder vernichtet werden!

Die Dokumentationspflicht obliegt immer grundsätzlich dem Arzt, der die Befunde erhoben und Diagnosen gestellt hat. Sollten die Unterlagen in einem immer möglichen Arzthaftungsprozess nicht mehr auffindbar sein, trägt der dokumentationspflichtige Arzt die Beweislast dafür, dass er den behaupteten Fehler nicht begangen hat. Dieser Nachweis wird dem Mediziner ohne die Behandlungsunterlagen kaum noch gelingen. Deshalb ist der sorgsame Umgang mit den Patientendaten für einen Arzt auch nach Aufgabe seiner praktischen Tätigkeit besonders wichtig.

(09/2007)
Stand der Überarbeitung: 2011