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Ärzteblatt Thüringen

Aufbewahrung Patientenunterlagen

Grundsätze zur Aufbewahrung von ärztlichen Patientenunterlagen

Gemäß § 10 Berufsordnung der Landesärztekammer Thüringen vom 21. Oktober 1998 (Ärzteblatt Thüringen, Sonderheft 1/1999), geändert durch erste Satzung zur Änderung der Berufsordnung der Landesärztekammer Thüringen vom 15. November 2000 (Ärzteblatt Thüringen, S. 691) (BO) sind ärztliche Aufzeichnungen für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluß der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach gesetzlichen Vorschriften eine längere Aufbewahrungspflicht besteht.

Nach Aufgabe der Praxis hat der Arzt seine ärztlichen Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde gemäß Absatz 3 aufzubewahren oder dafür Sorge zu tragen, daß sie in gehörige Obhut gegeben werden. Der Arzt, dem bei einer Praxisaufgabe oder Praxisübergabe ärztliche Aufzeichnungen über Patienten in Obhut gegeben werden, muß diese Aufzeichnungen unter Verschluß halten und darf sie nur mit Einwilligung des Patienten einsehen oder weitergeben.

Da immer öfter Ärzte ihre Praxistätigkeit beenden ohne einen Praxisnachfolger gefunden zu haben, wird die Frage nach dem Verbleib der Patientenunterlagen gestellt.

Patientenunterlagen sind Eigentum des Arztes und die Aufbewahrungspflicht ist seine ureigenste Pflicht. Darüber muß sich ein Arzt bereits im klaren sein, wenn er seine Praxistätigkeit beginnt. Darüber hinaus bestehen auch nach Aufgabe der Praxistätigkeit Pflichten zur Auskunftserteilung aus den Patientenunterlagen. Das bedeutet, der Arzt muß gewährleisten, daß nach Praxisbeendigung die Krankenunterlagen unter Wahrung der Schweigepflicht angemessen aufbewahrt werden und dem Einsichts- und Auskunftsrecht des Patienten genüge getan werden kann. Es ist daher empfehlenswert, sich bereits frühzeitig darüber Gedanken zu machen, wie nach Praxisbeendigung die Verwahrung der Patientenunterlagen erfolgen kann.
Folgende Maßnahmen sind zur Zeit anerkannt und durch die Bundesärztekammer empfohlen:

1.Aufbewahrung in eigenen Räumen
2.Aufbewahrung in angemieteten Räumen; Hier muß ggf. vertraglich gewährleistet sein, daß dem Arzt alleiniges Zugriffsrecht eingeräumt wird und durch organisatorische Maßnahmen gesichert ist.
3.Übergabe der Aufzeichnungen an einen Praxisnachfolger; Der BGH fordert vom Praxisveräußerer vor Weitergabe der Patientenunterlagen an den Praxisnachfolger die eindeutige und unmißverständliche Zustimmung des Patienten. Nach § 4 Abs. 2 BDSG bedarf die Zustimmung des Patienten zur Übergabe seiner Unterlagen an einen Praxisnachfolger grundsätzlich der Schriftform. Soweit eine schriftliche Einwilligung des Patienten in die Weitergabe der Unterlagen nicht vorliegt, ist es auch möglich, die Unterlagen verschlossen zu übergeben. Gleichzeitig muß ein Verwahrungsvertrag abgeschlossen werden, in dem sich der Praxisübernehmer verpflichtet, die Kartei für den Veräußerer zu verwahren und auf sie nur dann zuzugreifen, wenn der Patient ihrer Nutzung durch den Erwerber oder einen anderen Arzt schriftlich zugestimmt hat.
4.Aushändigung der Aufzeichnungen an den jeweiligen Patienten. Da die Aufbewahrung durch den Arzt damit entfällt, sollte die Aushändigung auf jeden Fall dokumentiert werden, möglichst durch schriftliche Empfangsbescheinigung.
5.Übergabe der Aufzeichnungen an einen anderen niedergelassenen Arzt im Einzugsbereich unter Abschluß eines entsprechenden Verwahrungsvertrages.
6.Übergabe der Unterlagen an ein privates Archivunternehmen, wenn die Mitarbeiter vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und die Auskunftserteilung aus den Arztaufzeichnungen einem Arzt vorbehalten ist.

Verstirbt der Arzt, so geht die Schweigepflicht gemäß § 203 StGB auf diejenige Person über, welche die Patientenkartei aus dem Nachlaß erlangen. Ihnen obliegt zwar nicht die Aufbewahrungspflicht nach der Berufsordnung, von ihnen muß aber verlangt werden, daß sie alle vorgenannten Maßnahmen ausschöpfen.

§ 28 Abs. 3 Röntgenverordnung vom 08. Januar 1987 zuletzt geändert durch Artikel 1 der Verordnung zur Änderung der Röntgenverordnung und anderer atomrechtlicher Verordnungen vom 18. Juni 2002 sieht für die Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen und für die Röntgenbilder folgendes vor: “Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Abs. 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. Die zuständige Behörde kann verlangen, daß im Falle der Praxisaufgabe oder sonstiger Einstellung des Betriebes die Aufzeichnungen und Röntgenbilder unverzüglich bei einer von ihr bestimmten Stelle zu hinterlegen sind; dabei ist die ärztliche Schweigepflicht zu wahren. Diese Stelle hat auch die sich aus Abs. 8 Satz 1 ergebenden Pflichten zu erfüllen.” Zuständige Behörde ist das Thüringer Landesamt für Soziales und Familie.